«Estos 8 despercios te están haciendo perder tiempo y dinero»
Un concepto clave para comprender la filosofía Lean es el de muda o desperdicio. Lean es una metodología y forma de pensar y entender las organizaciones cuyo origen está en el sistema de producción implementado por la empresa japonesa Toyota en los años 30.
En el centro de la filosofía Lean está la búsqueda constante de la mejora continua.
Y si hablamos de alcanzar la máxima eficiencia y eficacia en lo que hacemos deberemos eliminar de la ecuación de nuestros procesos productivos todo aquello que no aporte un valor claro. Es decir, todo por lo que nuestro cliente no esté dispuesto a pagar será considerado un desperdicio o muda.
Los 7 + 1 desperdicios en Lean
Dentro de la filosofía Lean se distinguen 7 tipos de desperdicios, a los que más recientemente se le ha añadido el del desperdicio del talento o el conocimiento. Vamos a verlos.
Definición: Este desperdicio se da cuando la producción no se ajusta a la demanda. Es decir, cuando producimos más de lo necesario, más rápido de lo que necesitamos o antes de necesitarlo. Es uno de los más destacados, puesto que en si mismo genera muchos otros desperdicios.
Causas: Las causas más frecuentes son una planificación de la producción inadecuada, fallos en la previsión de la demanda, mermas o funcionamiento incorrecto de la maquinaria.
Impacto: Cuando producimos más de lo que es inmediatamente necesario incurrimos en excesos de stock que pueden derivar en problemas de almacenaje, aumento de los tiempos de espera, riesgo de obsolescencia. Por otro lado, estamos destinando recursos (personal, máquinas, tiempo…) a tareas no prioritarias cuando muy probablemente éstos fueran más útiles si se destinaran a tareas más urgentes.
Soluciones: En la mayoría de ocasiones, incurrimos en este error al creer que es más económico producir en grandes bloques o con la mentalidad del “por si acaso”. Sin embargo lo ideal sería reducir los tiempos de preparación y sincronizar las cantidades y tiempos entre procesos. El uso del sistema de flujo pull y de la herramienta kanban, de los que hablaremos en próximos artículos, así como el uso de sistemas de gestión interna pueden ayudarnos a controlar los excesos de producción.
Definición. El tiempo perdido por el paro de uno o varios procesos, reteniendo material e interrumpiendo las tareas de los trabajadores. Algunos ejemplos serían cuando se tiene que esperar a que llegue la materia prima para continuar con el proceso de fabricación, cuando un proyecto está parado porque la persona que tiene que validarlo está saturada y se convierte en cuello de botella, cuando alguien se retrasa en una reunión de equipo haciendo perder el tiempo al resto de compañeros, etc.
Causas. La falta de material o de herramientas, los equipos en mal estado por falta de mantenimiento (averías) y la escasez de documentación, de personal o comunicación ineficiente son algunas de las causas de espera.
Impacto. Pérdida de tiempo y baja productividad.
Soluciones. Para evitar este tipo de desperdicio deberemos trabajar en el orden y la gestión de las compras, en la sincronización de los flujos de trabajo y en la formalidad a la hora de cumplir plazos y tiempos. También deberemos equilibrar las cargas de trabajo y realizar un mantenimiento preventivo adecuado. Algunas de las herramientas que podrían sernos útiles para este cometido son las 5Ss, SMED, TPM, balanceo de líneas (Hoshin),…
Definición: El traslado de materiales, personas o documentos de un sitio a otro y que no añaden valor alguno a la empresa.
Causas: Los transportes inadecuados son muy comunes y pueden ser consecuencia de una mala distribución en planta o de una planificación inadecuada de recursos.
Impacto: Se incurre en gastos de combustible y personal, entre otros, sin agregar valor.
Soluciones: Una buena planificación en planta y la comunicación, tanto a nivel interno, como a lo largo de toda la cadena de suministro (proveedores y clientes), puede ayudarnos a controlar este tipo de ineficiencia. Lo más indicado sería acoplar una operación a otra a lo largo de todo el proceso y despejar la zona, una herramienta que nos podría ayudar en este caso es las 5Ss y también el Lean Layout.
Definición. Ocurre cuando se somete el producto a procesos que no añaden ningún valor al producto, es decir, que son completamente innecesarios o que el cliente no aprecia.
Causas. Por falta de información, es decir, requerimientos mal definidos, falta de estandarización o de enfoque o incluso, cuando se cambia de producto sin cambiar el proceso. También son una causa el exceso de controles de calidad.
Impacto. Pérdida de recursos y de tiempo y duplicidad de tareas.
Soluciones. Es importante tener claras las especificaciones del cliente, cambiar el diseño del producto, si es necesario, establecer nuevos procesos mejorados y análisis de datos. Al igual que con el exceso de producción, un sistema de flujo pull, también podría ahorrarnos este tipo de desperdicio, así como, sistemas “Lean Agile” o “Lean Project”.
Definición: Todo movimiento físico que el personal realice y no aumente el valor del producto, es considerado un acto innecesario y pérdida para la empresa.
Ejemplos: personas subiendo y bajando en el ascensor para conseguir la firma de un responsable o tener el producto almacenado en una nave anexa en lugar de compartir las mismas instalaciones donde se da el servicio.
Causas: Estos se deben a una mala distribución de herramientas de trabajo, exceso de producción, métodos de trabajo inadecuados, y falta de orden.
Impacto: Entorpecen el flujo de materiales en la planta y suponen una pérdida de tiempo y un esfuerzo de más para los trabajadores. Aumenta las posibilidades de accidentes y dolencias en los trabajadores.
Soluciones: Orden y limpieza, designando bien las áreas de trabajo y con mejoras de distribución de herramientas de trabajo. Unos estándares de trabajo bien definidos y un puesto de trabajo en orden, pueden ahorrarnos este tipo de movimientos. Las 5Ss y el Lean Layout serían una buena medida a aplicar en este caso. También STW o SMED.
Definición. Pérdidas por problemas en la calidad del producto. Los defectos de producción y los errores de servicio no solo no aportan valor, sino que lo restan.
Causas. Pueden darse cuando las especificaciones del producto no están claras o no hay unos estándares establecidos o controles de calidad suficientes, pero también por la no capacitación del personal o por el uso indebido de equipos y máquinas, así como por proveedores poco comprometidos.
Impacto. Aumentan los costes, hay que gestionar el desperdicio (con sobreprocesos, retrabajos o desechándolo) y los clientes pierden satisfacción y confianza.
Soluciones. Definir bien los requerimientos con los proveedores y establecer puntos de control de calidad a lo largo de todo el proceso. Lo primero es localizar el origen del problema (podemos usar los 7 básicos, 5 porqués, A3, 8D, Ishikawa) y a partir de ahí corregirlo controles de calidad y estándares de trabajo (STW).
Definición: Este desperdicio es el exceso de almacenamiento tanto de producto acabado como de materia prima o producto semielaborado.
Causas: Entre otros, un exceso de stock puede deberse al incumplimiento de plazos por parte de los proveedores, por el bajo rendimiento de las máquinas, por problemas de comunicación, errores en la previsión, cuellos de botella, estacionalidad de la demanda, …
Impacto: Un inventario que sobrepasa lo necesario para cubrir las necesidades de la compañía o del cliente tiene un impacto negativo en la economía de la empresa además de ocupar un espacio valioso.
Cuando acumulamos stock, es más fácil que haya materiales que nunca lleguemos a usar porque se han quedado obsoletos, han caducado o no funcionan correctamente pero no podemos devolver porque ya ha finalizado el plazo de devolución.
Soluciones: Para poder eliminar el inventario innecesario es importante establecer flujos pull (ajustarse a la demanda, produciendo exclusivamente lo que el cliente requiera), negociar con los proveedores, y, sobre todo, una producción equilibrada.
Este último desperdicio, añadido a la lista más recientemente, viene a recalcar la importancia de aprovechar las cualidades, fortalezas y conocimientos de todas las personas del equipo.
Definición. Se da cuando se desperdicia el talento del personal. Que la persona no esté capacitada o esté capacitada de más, para los puestos de trabajo que va a desempeñar supone una gran pérdida de recursos.
Se conoce la siguiente fórmula como la clave del éxito educativo y personal V=(C+H)xA (Valor=Conocimientos+HabilidadesxActitud).
Causas. No tener en consideración las aportaciones que hace el personal, no adaptar sus competencias a su puesto de trabajo, no premiar la calidad.
Impacto. Estrés y desmotivación en los trabajadores, bajo rendimiento y síndrome de burnout.
Soluciones. En muchas ocasiones no se incentiva la proactividad de los empleados ni existen vías establecidas para que puedan proponer, cambiar o adaptar los procesos a las formas que ellos consideran más oportunas de acuerdo con su experiencia, habilidades y know how.
Promover la cultura de la innovación, incentivar la iniciativa propia y el intraemprededurismo, o que la estructura de la empresa sea menos rígida, pueden ayudar a mitigar este desperdicio. También nos podemos apoyar en herramientas como, un sistema de ideas de mejora, autocontrol y autoevaluación, el TPM, sistemas de gestión Lean (GAPs: grupos autónomos de personas) y formación y promoción interna. Sin embargo, esta tarea debe cuidarse todos los días para asegurarnos que cada persona está donde mejor encaja.
Si estás pensando en implementar en tu organización la metodología Lean desde Grupo Innova podemos ayudarte. ¿Cómo? Nuestros expertos te asesorarán y guiarán en el proceso. También aconsejarán sobre las subvenciones y ayudas que existen para fomentar la productividad y la mejora continua en las empresas.
