La metodología de las 5S es quizá una de las más extendidas y utilizadas por las empresas que apuestan por la mejora continua y persiguen aumentar su productividad. Sin embargo, existe una variante menos conocida, que implica la adición de 4 nuevas “S” y cuya finalidad no es otra que lograr que los equipos se involucren y participen en mayor medida en el proceso. Y es que uno de los principales obstáculos a la hora de implantar una nueva metodología, una nueva herramienta o una nueva filosofía en el seno de una empresa es vencer la resistencia al cambio de los involucrados.
Origen y definición de las 5S + 4S
El nombre de la metodología tiene su origen en las cinco palabras japonesas que definen cada uno de los cinco pasos del método original y que comienzan todas ellas con la letra ese: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Posteriormente, como hemos visto, se añadieron cuatro conceptos nuevos a tener en cuenta y, casualidad o no, las palabras que los definen también empiezan por ese: shikari, shitsukoko, seishoo y seido.
SEIRI – menos es más. El primer paso es eliminar de nuestra área de trabajo todo aquello que no necesitemos para desarrollar nuestra función. Es decir, separar lo necesario de lo innecesario. Los objetos retirados a su vez deberán ser clasificados entre aquellos que usamos pero con poca frecuencia y que deberemos por tanto reubicar y los que no necesitamos que podremos venderlos, reciclarlos, regalarlos o desecharlos.
SEITON – un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Orden en estado puro. Cada objeto debe tener un espacio lógico asignado y este espacio debe ser conocido por todos y ser accesible y práctico. El objetivo es evitar las pérdidas de tiempo que supone buscar, encontrar y acceder a aquello que necesitemos para desarrollar nuestra labor.
SEISO- limpieza en el entorno de trabajo. Cada trabajador de la empresa debe ser responsable de mantener el orden y la limpieza en su lugar de trabajo. Y no solo estamos hablando de la limpieza de máquinas, escritorios, pisos y techos, también es importante la luz, el color, el calor y la acústica. La limpieza es una excelente forma de detectar desperfectos o anomalías en nuestras máquinas y herramientas de trabajo.
SEIKETSU – sistematizar. La gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso en el largo plazo. Además el concepto de seiketsu también implica a la higiene y seguridad en el trabajo (y en la vida): uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y zapatos de seguridad, si son necesarios. También es importante el autocuidado y que el equipo tenga un estilo de vida saludable.
SHITSUKE – orden, rutina y perfeccionamiento constantes. Consiste en ser disciplinado, es decir, en darle continuidad y seguimiento al cambio de hábito según las 9.S
Y hasta aquí las 5S tradicionales, veamos ahora las 4S que vienen a completar el método y que están relacionadas más con la motivación y el espíritu del equipo. Es por ello, que estás “habilidades” deberán ser trabajadas junto con los valores y la cultura de empresa de la compañía y precisarán de un liderazgo y un trabajo en cuanto a habilidades directivas.
SHIKARI – la constancia, la voluntad de lograr un objetivo. Mentalidad positiva y firme. Determinación para llevar a cabo las tareas.
SHITSUKOKU – compromiso, cumplir con lo pactado. Muy relacionado con la motivación y el convencimiento de que lo que se está haciendo es bueno y útil. ir en la buena dirección.
SHEISHOO – coordinación, armonía en el ritmo y en los tiempos. Que todos los miembros de la compañía vayan en la misma dirección, que trabajen de forma conjunta y con unos objetivos comunes claros. Esto se logra con comunicación y diálogo.
SEIDO – sincronización. Esta última ese implica la implementación de normas, reglamentos o procedimientos que conviertan en estándares aquellas acciones y cambios que hemos realizado siguiendo la metodología de las 9S y que están resultando beneficiosos para la organización.
Los beneficios de la metodología de las 9S y el secreto de su éxito
Si tuviera que decir cuál creo que es la clave de la popularización de la metodología o filosofía de las 9S diría que su éxito se basa en lo económica que resulta de implementar y en que se puede aplicar en organizaciones de todos los tamaños y sectores.
Además los beneficios de su aplicación son notables. Podemos decir que estos se dividen en dos tipos:
Tangibles. Lo que se ve a simple vista. Más espacio libre en talleres y oficinas. Ambientes y equipamientos más limpios y agradables. Reducción en el tiempo de búsqueda de herramientas y materiales.
Intangibles. No se ven pero se perciben y generan un gran impacto en el día a día. Ahorro de costes y recursos, reducción de accidentes, aumento de la motivación del equipo , aumento de la productividad y de la calidad.
Las 9S y la norma ISO9001
Los principios de orden, clasificación y limpieza que promueven metodologías como la de las 9S son claves para la implementación por parte de las empresas de los estándares de calidad y de normas como la ISO 9001:2015.
En Grupo Innova somos especialistas en el acompañamiento a las empresas en la implantación de proyectos de mejora continua y lean manufacturing así como de los distintos tipos de normas y sistemas de gestión.
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