La función principal de todo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales, es la de integrar los distintos departamentos o áreas de una organización a través de un sistema de información conjunto.
Esta gestión sincronizada de la información conlleva grandes beneficios como: la detección precoz de problemas o duplicidades, una toma de decisiones más informada y ágil, la optimización de los recursos con la consiguiente reducción de costes y tiempos de ejecución, etc.
Pero cómo “hacen” todo esto los sistemas ERP. ¿Cómo es un ERP por dentro?
Como cualquier otro software, los ERP, están basados en uno u otro lenguaje de programación. Mediante código se crean las sincronías y cruces de información entre las distintas bases de datos que tenga la compañía, se generan las estadísticas, los informes, etc.
Una de las principales características, y también ventajas, de los ERPs es que se trata de plataformas modulares. Es decir, en función de las necesidades de cada organización o entidad, se podrán activar o configurar unos determinados módulos.
Es decir el mismo ERP no será igual en dos empresas distintas ni llevará a cabo las mismas funciones. La customización y la personalización es clave para poder sacar el máximo partido a un software de estas características.
Incluso es habitual que se hagan personalizaciones y desarrollos a medida para ampliar o modificar el funcionamiento de un determinado módulo si este no se ajusta a aquello que necesita la empresa.
Los sistemas ERP se organizan por medio de MÓDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada departamento
Como ejemplo de módulos habituales en un ERP, y para que se vea el potencial de una herramienta como esta, vamos a detallar los módulos que componen Saigon, el ERP que hemos desarrollado desde Grupo Innova.
- Ciclo de Ventas y Facturación: gestión de presupuestos, gestión de pedidos, generación de albaranes y packing list (etiquetas, enlaces directos con agencias de transporte…) y facturación.
- Gestión de Proyectos: información económica del proyecto (previsión de ingresos y gastos, costes de personal, presupuestos…), información técnica del proyecto (gestión documental, descripción de tareas, notas, documentación) y herramientas globales de administración de proyectos (imputación de horas, tareas asignadas por usuarios, kilometrajes, etc).
- Compras y Cadena de Suministro: gestión de pedidos, recepción de material, facturación, gestión de días fijos de pago por proveedor y/o factura…
- Contabilidad, Tributación y Tesorería: gestión de cartera de cobros y pagos (recibos, pagarés, remesas SEPA, gestión de impagos), declaraciones trimestrales de IVA y otros impuestos, balances de situación, pérdidas y ganancias, etc.
- Análisis de la información recopilada. Herramientas de análisis anual por cliente, por país, por provincia, por producto, etc. Infornes específicos de facturación .
Además de estos módulos, en Saigon ERP también se pueden desarrollar e implantar soluciones sectoriales y adaptaciones o desarrollos a medida.
Otra característica importante y que suele ser común a todos los sistemas ERP es la posibilidad de crear distintos roles y niveles de acceso. No todos los miembros de una empresa requieren de la misma información para desempeñar su trabajo. Estos roles y niveles de acceso que se pueden configurar generalmente para cada usuario particular o por perfiles de usuarios. Por ejemplo, comerciales, recursos humanos, gerencia, etc.
Para finalizar, cabe destacar que cada vez son más softwares ERPs que están alojados en la nube y que tienen un acceso 100% web y sin instalaciones. En un contexto en el que la movilidad y el teletrabajo están a la orden del día, el poder acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet al corazón de tu negocio es fundamental.
