Porque el Lean también se puede aplicar al trabajo de oficina

Es frecuente asociar la filosofía Lean con la fabricación o producción (Lean Manufacturing) o con la gestión empresarial (Lean Management), pero lo cierto es que se trata de una metodología que se puede aplicar en cualquier ámbito, incluso en el doméstico.

Y es que la filosofía y metodología Lean es tan potente como versátil. En pocas palabras podemos decir que se basa en eliminar las ineficiencias (mudas o desperdicios dentro de la terminología Lean) de un sistema o proceso, descartando todo aquello que no añada un valor claro al resultado final y ajustando los recursos utilizados.

El objetivo del Lean en cualquiera de sus aplicaciones es la de optimizar los procesos, simplificándolos sin que se produzca una pérdida de calidad y siempre evaluando los resultados para continuar mejorando y siendo cada vez más productivos.

Algunos ejemplos de ámbitos en los que se está adaptando y aplicando con éxito, serían:

  • Lean Warehousing. Lean aplicado a la logística en los almacenes.
  • Lean Buying. Lean aplicado a la gestión de compras eficientes.
  • Lean Safety. Lean centrado en la seguridad laboral y prevención de riesgos laborales.
  • Lean Healthcare. Lean aplicable a gestionar eficientemente recursos del sector sanitario (hospitales, centros de salud, …)
  • Lean Administration. Lean enfocado la gestión de Ayuntamientos y otro tipo de administraciones.
  • Lean Construction. Lean aplicado a la gestión de proyectos de construcción.
  • Lean Banking. Lean aplicado a la gestión de entidades bancarias.

Y por supuesto, el Lean Office, el protagonista de nuestro artículo, que es el lean aplicado a los procesos administrativos y de gestión en un contexto de oficina.

El Lean Office en 4 claves

En una fábrica o en una cadena de producción es sencillo identificar el Work in Progress (WIP) o cantidad de trabajo y procesos que hay en marcha en un mismo momento. También es fácil ver a simple vista si tenemos un exceso de stock, si la maquinaria falla, si la materia prima no llega a tiempo… si un determinado paso del proceso está ejerciendo de cuello de botella…

Sin embargo, cuando hablamos de tareas administrativas, de labores de oficina, las ineficiencias o desperdicios de los que nos habla la filosofía Lean no son tan patentes o fáciles de detectar. Aunque evidentemente existen. Por ejemplo, en una oficina es complicado saber a simple vista la cantidad de trabajo que tiene pendiente cada puesto y donde se están produciendo las demoras o cuellos de botella puesto que muchas de las tareas son electrónicas o virtuales. En una oficina hay además muchos pequeños flujos de valor que se conectan y cruzan entre si no siendo habitual un único y claro flujo de producto.

Esta sería la primera clave para entender el Lean Office: hay que conocer en profundidad qué hace y cuál es la función y la responsabilidad de cada miembro del equipo en cada uno de los procesos en los que está involucrado.

La segunda clave sería la de tratar de estandarizar y simplificar al máximo todos nuestros procesos administrativos reduciendo aquellos pasos que sean innecesarios. Para ello podremos hacer uso de sistemas de gestión y comunicación interna más potentes, visuales e intuitivos como Kanban o servirnos de aplicaciones, software o herramientas tecnológicas que nos puedan ayudar a mejorar nuestra productividad o eficiencia. Esto nos ayudará a que nuestros flujos de trabajo sean más fluidos y continuados.

Otra de las claves para el éxito de la filosofía Lean es que todo el equipo de una organización se involucre en el proceso, empezando por la alta dirección. Esto redunda en una mayor cultura de empresa, un mayor compromiso y también en el poder detectar de forma más rápida oportunidades de mejora, puesto que todos se sienten con la confianza necesaria y la necesidad de comunicar aquello que creen que debe ser mejorado. No debemos olvidar que nuestros clientes internos (nuestros recursos humanos) son igual de importantes que los externos. Por tanto, es importante incentivar a la comunicación constante y establecer un sistema cooperativo en el que todos estén al tanto de los valores y de los nuevos métodos.

Por último trataremos de eliminar, siempre que se puedan, las barreras en los espacios de trabajo, haciéndolos más diáfanos, para promover la accesibilidad, la colaboración y la agilidad. El espacio nos debe ayudar a ganar tiempo no a perderlo por ello aplicar las 5S y mantener ordenados y limpios las oficinas y despachos nos será de gran ayuda.

Todo ello sin perder de vista que el objetivo final es reducir las actividades a las que estamos dedicando tiempo pero que añaden poco o nulo valor a nuestros productos o servicios.

Algunas acciones concretas para conseguir que nuestra oficina sea Lean

  • Eliminar procesos o intermediarios innecesarios en el desarrollo de las actividades.
  • Simplificar cualquier trámite, tanto en la parte interna como en la atención de los potenciales clientes.
  • Implementar nuevos y mejores sistemas de gestión y fomentar la comunicación interna. La tecnología es nuestra aliada.
  • Evaluar constantemente los procesos, innovar y desarrollar constantemente buscando mejorar nuestros productos y servicios.
  • Eliminar cualquier elemento físico que interfiera en el desarrollo de las actividades: adecuación de los espacios.
  • Orden y limpieza en los puestos de trabajo. Minimalismo y funcionalidad.

Beneficios de aplicar el Lean Office en tu empresa

A nivel de la empresa, al aplicar el Lean Office se racionalizan los procesos relacionados con los clientes externos o proveedores: gestión de pedidos, servicio al cliente, facturación y contabilidad, proceso comercial o de ventas, investigación y desarrollo, distribución, etc.

Todo ello aporta un mayor valor añadido a los clientes.

A nivel organizativo supone una gran mejora en cuanto a la comunicación interna y la cooperación interdepartamental o interfuncional: recursos humanos, compras, TIC.

A nivel individual aplicar Lean Office reduce el papeleo, las actividades manuales y los errores puesto que los procesos, trámites y demás se simplifican y estandarizan. Además al mejorarse la organización interna se aclaran los roles individuales y las responsabilidades y objetivos de cada uno.